Upomínky jsou automaticky generovány systémem každý den v hodinu určenou v ID reminder_send_hour. Vygenerují se pouze upomínky vyhovující pravidlům zadaným v jednotlivých šablonách. Pokud vytvoříte novou šablonu upomínek, bude se její aplikace vztahovat pouze na faktury klientů, které přesáhnou dobu splatnosti teprve až v době její existence. Pro faktury jejichž doba splatnosti přesahuje tu než je nastavena v šabloně, se automatické upomínky generovat nebudou.
Pokud tedy vytvoříte šablonu upomínek na pět dní po splatnosti, každý následující den v určenou hodinu se provede kontrola všech faktur s překročenou dobou splatnosti a u těch, které budou mít dobu po splatnosti právě pět dní, budou upomínky řádně vygenerovány. Pokud však některé faktury mají dobu splatnosti překročenu například o deset dní, upomínky vygenerovány nebudou, protože v době, kdy byly právě tyto faktury pět dní po splatnosti, šablona ještě neexistovala. Můžete však založit další šablonu upomínek s dobou splatnosti patnáct dní, která tyto faktury již zpracuje.
Pokud si nepřejete konkrétního klienta obesílat upomínkami (např. VIP klienta), odznačte políčko Neposílat upomínky automaticky v jeho Kartě klienta.
Postup při odesílání automatických upomínek
- Automatické upomínky se generují 1x denně v určený čas.
- Systém prohledá šablony, u kterých je nastaveno Odesílat automaticky mailem nebo smskou.
- Systém prohledá faktury, které jsou po splatnosti tolik dní, kolik je v šablonách uvedeno.
- Najde-li systém takovou fakturu, zkontroluje, jestli je zákazníkovi povoleno posílat automatické upomínky a jestli klient dluží více než minimální částku pro odeslání upomínky Fakturace Nastavení Obecné, ID request_for_pay_min_amount.
- Dále klient musí mít uvedenou emailovou adresu a jeho zařazení (fakt. skupina, stav, skupina) musí odpovídat šabloně upomínky.
- Jsou-li všechny podmínky splněny, upomínka se odešle a zapíše se do Karty klienta / Historie / E-maily / Automatické upomínky. Všechny upomínky jsou uloženy v Fakturace Upomínky Historie.
Související systémová nastavení
| reminder_send_hour | V kolik hodin se budou odesílat automaticky generované upomínky. |
| request_for_pay_min_amount | Minimální dlužná částka, při které se generuje automaticky upomínka. Pokud je dlužná částka nižší, tak se upomínka nevygeneruje a nepošle. |
| reminder_mail_copy | Emailová adresa pro zasílání kopie automaticky generovaných upomínek. Pokud je tato emailova adresa vyplněna, tak se všechny automatické upomínky odesílané klientům posílají v kopii i na tento email. |
| reminder_additional_item_desc | Popis průběžné položky vytvořené při generování upomínky, která se přidá v případě zpoplatnění odesílané upomínky. |